PRIVACY STATEMENT

Privacy Statement

Toepasselijkheid

Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de hierna vermelde bedrijven uit het Rupro concern.

Rupro concern

De volgende bedrijven behoren tot het Rupro concern:

Amtech Automotive B.V. uit Arnhem (KvK 52616630);
Brekupa Technics B.V. uit De Meern (KvK 53841166);
Explora truck & bus B.V. uit Gorinchem (KvK 23066265);
Internationale Handelsonderneming “Explora” B.V. uit Ede (KvK 09035762);
LBS Beheer B.V. uit Emmen (KvK 04043942);
LBS Emmen B.V. uit Emmen (KvK 04048980);
Prema Online Benelux B.V. uit Arnhem (KvK 20126786);
Rema Tip Top DBP B.V. uit Arnhem (Kvk 66471443).
REMA-Tip Top Nederland B.V. uit Arnhem (KvK 30054594);
Rokafast Apeldoorn B.V. uit Apeldoorn (KvK 08209767);
Rupro Beheer B.V. uit Arnhem (KvK 30090220);
Tempo Trommels & Rollen B.V. uit Middenmeer (KvK 37085001);
Transportbanden Service Nederland B.V. uit Arnhem (KvK 09069244);
T-REX Rubber International B.V. uit Arnhem (KvK 09122091);

Omwille van de leesbaarheid spreken we in de rest van dit statement simpelweg over “wij” of “ons” om naar één of meer van deze bedrijven te verwijzen.

Algemeen uitgangspunt

Voor al onze bedrijven is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Wij respecteren uw privacy en dragen er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld. Voor de goede orde: dit privacy statement is alleen van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens (dus gegevens van natuurlijke personen). Aangezien onze bedrijven zich op de zakelijke markt begeven, betreft dit dus voornamelijk de verwerking van gegevens van de mensen werkzaam bij/voor onze klanten en onze prospects.

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:

het uitvoeren van de met u of uw werkgever/opdrachtgever gesloten overeenkomst(en);
het voeren van de administratie, het uitvoeren van analyses, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
om met u in contact te kunnen treden en te reageren of door u (namens uw werkgever/opdrachtgever) gestelde vragen;
om u te informeren over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen;
om u uit te nodigen voor speciale evenementen voor (trouwe) klanten;
de afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven en andere vormen van marketing;
voor het verbeteren van onze communicatie en dienstverlening;
voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Rechtsgrond voor de verwerking

De rechtsgrond voor de verwerking is voornamelijk gelegen in:

het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u (of uw werkgever/opdrachtgever) gesloten overeenkomst;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde.

Daarnaast is de rechtsgrond in voorkomend geval gelegen in:

de door u gegeven toestemming;
het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

Het gerechtvaardigd belang van ons is gelegen in het kunnen uitvoeren van de normale bedrijfsvoering, het verzorgen van activiteiten van intern beheer, het verrichten van interne (markt)analyses, het kunnen verrichten van marketingactiviteiten en soortgelijke belangen van commerciële en bedrijfsmatige aard. Uiteraard wordt hierbij steeds ook het privacybelang van de betrokkene in acht genomen.

U kunt zich voor alle verwerkingen die zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dat recht vindt u verderop in het statement.

Verplichte verstrekking

Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat wij niet meer persoonsgegevens zullen verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling van persoonsgegevens

Binnen het Rupro concern kunnen uw gegevens worden uitgewisseld voor de hiervoor genoemde doeleinden. Uitwisseling binnen het concern speelt met name voor marketingdoeleinden, activiteiten van intern beheer (waaronder interne analyses), alsmede voor het innen van vorderingen. Uiteraard worden niet meer gegevens uitgewisseld dan redelijkerwijs noodzakelijk.

De moedermaatschappij voor de bedrijven uit het Rema concern is het Duitse REMA Tip Top AG. Met de moedermaatschappij worden allerlei gegevens uitgewisseld. Dat gebeurt in hoofdzaak op geaggregeerd niveau (dus geen persoonsgegevens). Het is niettemin denkbaar dat er ook persoonsgegevens met de moedermaatschappij worden uitgewisseld. De moedermaatschappij verwerkt die gegevens in dat geval conform haar eigen privacybeleid.

Wij verstrekken overigens geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Het voorgaande is alleen anders wanneer:

u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking; of
wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken; of
bij overdracht van de onderneming aan een opvolgend ondernemer.

Bewaartermijn

Uw gegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen. Voor veel gegevens geldt dat wij verplicht zijn deze minimaal zeven jaar te bewaren. Na afloop van die zeven jaar bewaren we alleen nog gegevens waarvan de verdere verwerking noodzakelijk is.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen (doen) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen, waaronder encryptie van data en versleutelde communicatie. De genomen maatregelen worden periodiek getoetst.

Uw rechten

Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor op een rijtje.

Inzagerecht

U heeft het recht de door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien.

Correctie- en verwijderingsrecht

U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar

Het recht van bezwaar houdt in dat u zich vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) uw toestemming, (2) het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, (3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over onze activiteiten en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt.

Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan ons om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.

Recht op beperking

U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat wij de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriezen”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst, (3) indien wij de gegevens niet langer nodig hebben terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u aan ons verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming

Wanneer wij aan u om toestemming hebben gevraagd voor een bepaalde verwerking, dan heeft u voor die verwerking te allen tijde het recht de toestemming in te trekken. Wij zullen de verdere verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.

Termijnen

Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.

Identificatie

Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de verwerking van persoonsgegevens. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.

Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Toezichthouder

Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Vragen

Verder staat het u uiteraard vrij vragen te stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen

Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de onze website(s).

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacy statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over dit privacy statement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, neem dan in eerste instantie contact op met de onderneming waar u klant van bent.

Ook kunt u contact opnemen met onze compliance officer via onderstaande gegevens.

Rupro Beheer
t.a.v. de Compliance officer, dhr. Alfred van Olst
Westervoortsedijk 73
6827AV Arnhem
E-mail alfred@ruprobeheer.nl